Για την αξιολόγηση των αιτημάτων που εμπίπτουν στις εγκριτικές αρμοδιότητες των Ειδικών Υποεπιτροπών, απαιτείται να ικανοποιούνται οι ακόλουθες προϋποθέσεις:
• Τα αιτήματα των πελατών πρέπει να συνοδεύονται από παραστατικά (πχ. τιμολόγια, φορτωτικές κλπ), επαρκή για την τεκμηρίωση της φύσης των συναλλαγών και της αναγκαιότητας εκτέλεσής τους, καθώς και από υπεύθυνη δήλωση του πελάτη στην οποία θα δηλώνει ότι τα εν λόγω παραστατικά δεν έχουν προηγουμένως υποβληθεί προς έγκριση μέσω έτερου Π.Ι.
• Το Π.Ι. τηρεί πλήρες και αναλυτικό αρχείο του συνόλου των αιτημάτων που λαμβάνει και πρέπει να είναι σε θέση ανά πάσα στιγμή να παρέχει στοιχεία/αναφορές για την πορεία τους, σε περίπτωση που ζητηθεί από την Επιτροπή.
• Η Ειδική Υποεπιτροπή θα θεσπίσει διαδικασίες διαχείρισης και προτεραιοποίησης των αιτημάτων πελατών, λαμβάνοντας υπόψη το χρονικό περιθώριο πληρωμής, π.χ. ληξιπρόθεσμα τιμολόγια, pro forma, cash on delivery (COD), κ.λπ. και, στις περιπτώσεις εισαγωγής, τη φύση του εισαγόμενου προϊόντος και την αναγκαιότητά του για τη διαφύλαξη του δημόσιου και κοινωνικού συμφέροντος.
