ΥΑ 29502/85/2014-ΦΕΚ 2390/08.09.2014
Τροποποιήσεις:
οικ.49327/10702/22.12.2014 YA
βλ. επίσης:
Εγκύκλιο 31349/95/15.09.2014
Εγκύκλιο 32089/10.10.2014
οικ.36503/115/21.10.2014 ΥΑ
οικ.2640/715/21.01.2015 ΥΑ
Εγκύκλιο Ε85/2/23.01.2015
Εγκύκλιο οικ.3631/87/27.01.2015
οικ.7896/2344/26.02.2015 ΥΑ
Κάθε εργοδότης, συμπεριλαμβανομένων και των αναφερόμενων στο «Μητρώο Δημοσίων φορέων της Ελληνικής Διοίκησης» του Υπουργείου Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης, που απασχολεί εργαζόμενους με σχέση εξαρτημένης εργασίας ιδιωτικού δικαίου υποχρεούται να υποβάλλει ηλεκτρονικά, στο πληροφοριακό σύστημα του Υπουργείου Εργασίας, Κοινωνικής Ασφάλισης και Πρόνοιας ΣΕΠΕ−ΟΑΕΔ−ΙΚΑ−ΕΤΑΜ, με την ονομασία «ΕΡΓΑΝΗ» το οποίο διασυνδέεται με το ΟΠΣ ΟΑΕΔ και το ΟΠΣ ΙΚΑ−ΕΤΑΜ, τα έντυπα Ε3 έως Ε11.
Δυνατότητα πρόσβασης στο ανωτέρω ΠΣ έχουν μόνο οι εργοδότες, οι οποίοι είναι εγγεγραμμένοι στα μητρώα εργοδοτών του ΙΚΑ−ΕΤΑΜ, χρησιμοποιώντας τον ίδιο συνδυασμό ονόματος και κωδικού χρήστη που έχουν στο ΟΠΣ ΙΚΑ−ΕΤΑΜ.
Έντυπα και Ηλεκτρονικά υποβαλλόμενες πράξεις για να ισχύουν και να τηρούνται από τον εργοδότη
α) Ε3: Ενιαίο Έντυπο Αναγγελίας Πρόσληψης (Ε3 Αναγγελία Πρόσληψης και Ε4 Συμπληρωματικός Πίνακας Προσωπικού Νέας Πρόσληψης)
Το ενιαίο έντυπο Ε3 Ενιαίο Έντυπο Αναγγελίας Πρόσληψης (Ε3 Αναγγελία Πρόσληψης και Ε4 Συμπληρωματικός Πίνακας Προσωπικού Νέας Πρόσληψης) υποβάλλεται ηλεκτρονικά το αργότερο την ίδια ημέρα της πρόσληψης και πάντως πριν από την ανάληψη υπηρεσίας από τον εργαζόμενο. Οι νέοι εργοδότες, οι οποίοι προβαίνουν σε πρόσληψη για πρώτη φορά, καθώς και όσοι εργοδότες δημιουργούν παραρτήματα με νέες προσλήψεις εργαζομένων, μπορούν να υποβάλουν ηλεκτρονικά το έντυπο Ε3 Ενιαίο Έντυπο Αναγγελίας Πρόσληψης, εντός τριών (3) εργασίμων ημερών από την απογραφή στην αρμόδια Υπηρεσία του ΙΚΑ−ΕΤΑΜ.
Για την υποβολή συμπληρώνεται ο αριθμός πρωτοκόλλου του Ετήσιου Πίνακα Προσωπικού, που κατατίθεται κάθε χρόνο από την 1η έως την 21η Οκτωβρίου.
Καθίσταται αδύνατη η συμπλήρωση αν δεν συνυποβάλλονται τα υποχρεωτικά συνοδευτικά νομιμοποιητικά έγγραφα, όπου αυτά απαιτούνται, που αφορούν τη νόμιμη πρόσβαση στην αγορά εργασίας, όπως είναι η άδεια διαμονής για τους πολίτες τρίτων χωρών, το βιβλιάριο ανηλίκου για τις περιπτώσεις ανήλικων εργαζομένων.
Καθίσταται αδύνατη η συμπλήρωση πεδίων που αφορούν το μισθό ή το ημερομίσθιο για τις περιπτώσεις πλήρους απασχόλησης ή την αναλογία μισθού ή ημερομισθίου για τις περιπτώσεις μερικής και εκ περιτροπής εργασίας υπολειπομένου από τον νομοθετικά ορισμένο κατώτατο μισθό ή ημερομίσθιο.
Το έντυπο Ε3 δύναται να υποβάλλεται με ομαδικό τρόπο καταχώρησης και εξατομικευμένο τρόπο υποβολής για κάθε έντυπο. Αυτό αφορά κυρίως περιπτώσεις εργοδοτών, που απασχολούν λόγω της δραστηριότητάς τους εποχικό προσωπικό, όπως επιχειρήσεις τουριστικές, επισιτιστικές, αλλά και αγροτικές. Ιδιαίτερα τις τελευταίες επιχειρήσεις αφορά τα τμήματα διαλογής, συσκευασίας, μεταποίησης. Τέλος, αφορά και τις Εταιρείες Προσωρινής Απασχόλησης.
E3.1: Αναγγελία έναρξης/μεταβολών απασχόλησης ωφελούμενου από συγχρηματοδοτούμενα προγράμματα κοινωφελούς χαρακτήρα (αφορά Δημόσιο, ΝΠΔΔ, ΟΤΑ Α΄ και Β΄ βαθμού και εταιρείες του δημοσίου).
Το έντυπο E3.1 υποβάλλεται υποχρεωτικά ηλεκτρονικά το αργότερο την ίδια ημέρα της έναρξης απασχόλησης του ωφελούμενου από συγχρηματοδοτούμενα προγράμματα κοινωφελούς εργασίας και πάντως πριν από την έναρξη του προγράμματος κοινωφελούς χαρακτήρα. Σε περίπτωση διακοπής του προγράμματος κοινωφελούς χαρακτήρα του ωφελούμενου πριν τη λήξη αυτού, για οποιοδήποτε λόγο, ο εργοδότης έχει την υποχρέωση να αναγγείλει το γεγονός της μεταβολής, ηλεκτρονικά, εντός οκτώ (8) ημερών.
Ε3.2: Αναγγελία έναρξης/μεταβολών Θεωρητικής Κατάρτισης από πάροχο κατάρτισης ωφελούμενου από συγχρηματοδοτούμενα από το Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο προγράμματα κατάρτισης ή προγράμματα απασχόλησης που συνδυάζονται με την κατάρτιση
Κατά την ηλεκτρονική υποβολή τoυ εντύπου Ε3.2 (Αναγγελία έναρξης/μεταβολών Θεωρητικής Κατάρτισης από πάροχο κατάρτισης ωφελούμενου από συγχρηματοδοτούμενα από το Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο προγράμματα κατάρτισης ή προγράμματα απασχόλησης που συνδυάζονται με την κατάρτιση) υποβάλλεται υποχρεωτικά σαρωμένη ως συνημμένη η σύμβαση μεταξύ του ωφελούμενου από συγχρηματοδοτούμενο πρόγραμμα, του παρόχου κατάρτισης και του εργοδότη−επιχείρησης πρακτικής άσκησης.
Υπόχρεος προς υποβολή του εντύπου Ε3.2 είναι ο πάροχος κατάρτισης.
Το έντυπο Ε3.2 υποβάλλεται υποχρεωτικά ηλεκτρονικά το αργότερο τρεις (3) εργάσιμες ημέρες πριν την έναρξη της θεωρητικής κατάρτισης ή πρακτικής άσκησης του ωφελούμενου από συγχρηματοδοτούμενα προγράμματα. Σε περίπτωση αλλαγής εργοδότη ο πάροχος κατάρτισης οφείλει να συμπληρώσει το έντυπο Ε3.2 ως προς τα στοιχεία αλλαγής εργοδότη το αργότερο εντός τριών (3) εργασίμων ημερών πριν την επέλευση της μεταβολής.
Ε3.3: Αναγγελία έναρξης/μεταβολών Πρακτικής Άσκησης σε εργοδότη ωφελούμενου από συγχρηματοδοτούμενα από το Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο προγράμματα απασχόλησης που συνδυάζονται με την κατάρτιση
Το έντυπο Ε3.3 υποβάλλεται υποχρεωτικά ηλεκτρονικά το αργότερο τρεις (3) εργάσιμες ημέρες πριν την έναρξη της θεωρητικής κατάρτισης ή πρακτικής άσκησης του ωφελούμενου από συγχρηματοδοτούμενα προγράμματα. Σε περίπτωση μεταφοράς του ωφελούμενου σε άλλο παράρτημα της επιχείρησης ο εργοδότης συμπληρώνει το έντυπο Ε3.3 ως προς τα στοιχεία παραρτήματος εργοδότη το αργότερο εντός τριών (3) εργασίμων ημερών πριν τη μεταφορά του ωφελούμενου. Σε περίπτωση διακοπής ή λήξης της πρακτικής άσκησης του ωφελούμενου ο εργοδότης έχει την υποχρέωση να αναγγείλει τη λήξη ή τη διακοπή της εντός τριών (3) εργασίμων ημερών από το γεγονός αυτό.
E3.4: Αναγγελία έναρξης/μεταβολών σύμβασης μαθητείας
Το Έντυπο Ε3.4υποβάλλεται υποχρεωτικά το αργότερο πριν την έναρξη της μαθητείας.
Κατά την ηλεκτρονική υποβολή τoυ υποβάλλεται υποχρεωτικά σαρωμένη ως συνημμένη η σύμβαση μαθητείας.
Σε περίπτωση διακοπής ή λήξης της μαθητείας ο εργοδότης συμπληρώνει το έντυπο Ε3.4 έχοντας την υποχρέωση να αναγγείλει τη λήξη ή τη διακοπή της εντός οκτώ (8) εργασίμων ημερών από το γεγονός αυτό.
Τα Έντυπα E3.1, E3.2, Ε3.3 και Ε3.4 μπορούν να υποβληθούν ηλεκτρονικά και μετά την παρέλευση των προβλεπόμενων προθεσμιών χωρίς επιβολή κυρώσεων.
Ε4: Πίνακας προσωπικού
Ο ετήσιος πίνακας προσωπικού (έντυπο Ε4) υποβάλλεται ηλεκτρονικά μία φορά το χρόνο και κατά το χρονικό διάστημα από 01 Οκτωβρίου έως 21 Οκτωβρίου εκάστου έτους. Η προθεσμία αυτή μπορεί να παρατείνεται για κάθε έτος με απόφαση του Υπουργού κατόπιν εκτίμησης των περιστάσεων.
Η ακρίβεια των πάσης φύσεως αποδοχών, αλλά και όλων των λοιπών στοιχείων αποτελεί ευθύνη του εργοδότη. Ο Πίνακας προσυπογράφεται υποχρεωτικά από τον υπεύθυνο προϊστάμενο ή τον Λογιστή.
Κατά την ηλεκτρονική υποβολή του Πίνακα έχει προστεθεί επιλογή «Προσυμπλήρωση εργαζομένων από τρέχουσα κατάσταση», οπότε θα δημιουργείται ο τρέχων ετήσιος πίνακας προσωπικού βάσει των στοιχείων που προκύπτουν από την προηγούμενη υποβολή του πίνακα προσωπικού έτους του προηγούμενου έτους και από τις αναγγελίες (προσλήψεις, αποχωρήσεις, απολύσεις) που έχουν μεσολαβήσει μέχρι την ημερομηνία υποβολής του ετήσιου πίνακα προσωπικού του επόμενου έτους. Έτσι, διαμορφώνεται η τρέχουσα κατάσταση κάθε παραρτήματος και αποτυπώνεται ο ακριβής αριθμός του συνόλου των εργαζομένων που απασχολούνται κατά την χρονική στιγμή της υποβολής
Δεν υφίσταται υποχρέωση υποβολής του Εντύπου Ε4 Πίνακας Προσωπικού-Τροποποιητικός Ωραρίου. Ο εργοδότης υποβάλλει ηλεκτρονικά το Έντυπο Ε4 Πίνακας Προσωπικού-Συμπληρωματικός Ωραρίου-ΑΤΟΜΙΚΟΣ υποβάλλεται σε περίπτωση τροποποίησης του ωραρίου ενός μόνο εργαζόμενου. Κατά την υποβολή του συμπληρώνονται τα πεδία «Παράρτημα». «ΑΦΜ Απασχολούμενου» «ΩΡΑΡΙΟ» και «ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ», ενώ τα υπόλοιπα είναι προσυμπληρώνονται σύμφωνα με την τελευταία υποβολή ετήσιου πίνακα.
Το Έντυπο υποβάλλεται το αργότερο έως και την ίδια ημέρα αλλαγής ή τροποποίησης του ωραρίου ή της οργάνωσης του χρόνου εργασίας και σε κάθε περίπτωση πριν την ανάληψη υπηρεσίας από τους εργαζόμενους.
Ο εργοδότης, επίσης, υποβάλλει το Έντυπο Ε4 Πίνακας Προσωπικού-Συμπληρωματικός Ωραρίου στην περίπτωση που το προσωπικό απασχολείται με εναλλασσόμενες βάρδιες, π.χ. κλινικές.
Ο εργοδότης υποβάλλει ηλεκτρονικά το έντυπο Ε4-Τροποποιητικός Αποδοχών συμπληρωμένο μόνο ως προς τα στοιχεία της μεταβολής των αποδοχών εντός δεκαπέντε (15) ημερών από τη μεταβολή.
Δεν απαιτείται η ηλεκτρονική κατάθεση συμπληρωματικού πίνακα προσωπικού όταν η επιχείρηση ή εκμετάλλευση αλλάζει νόμιμο εκπρόσωπο ή όταν αλλάζει η ειδικότητα του εργαζόμενου
Κατά την ηλεκτρονική υποβολή του ετήσιου πίνακα προσωπικού (έντυπο Ε4) θα παρέχεται η δυνατότητα στο χρήστη του συστήματος να συμπληρώνει προαιρετικά το «΄Εντυπο Έρευνας Ανίχνευσης Αναγκών των Επιχειρήσεων σε Ειδικότητες και Δεξιότητες». Η συμπλήρωση του εντύπου αυτού αποτελώντας μια πρώτη προσπάθεια ανίχνευσης των αναγκών του ιδιωτικού τομέα θα συνδράμει σημαντικά στην ανάπτυξη της επαγγελματικής εκπαίδευσης, στη στόχευση της κατάρτισης και στην ανάπτυξη του θεσμού της μαθητείας.
Ε5: Αναγγελία οικειοθελούς αποχώρησης μισθωτού
Κατά την ηλεκτρονική υποβολή του εντύπου Ε5 η επισύναψη του αρχείου του ηλεκτρονικά σαρωμένου εντύπου με την υπογραφή του εργαζομένου είναι προαιρετική.
Σε περίπτωση εθελουσίας εξόδου μισθωτών υποβάλλεται το έντυπο Ε5 με ομαδικό τρόπο καταχώρησης και εξατομικευμένο τρόπο υποβολής για κάθε έντυπο.
Η υποβολή του Εντύπου πρέπει να γίνει εντός 8 ημερολογιακών ημερών
Ε6: Καταγγελία σύμβασης εργασίας αορίστου χρόνου (με ή χωρίς προειδοποίηση)
Η διαδικασία ολοκλήρωσης της ηλεκτρονικής υποβολής του εντύπου Ε6 (καταγγελία σύμβασης εργασίας αορίστου χρόνου, με ή χωρίς προειδοποίηση) υλοποιείται σε δύο στάδια:
Ο εργοδότης, αρχικά, συμπληρώνει την ηλεκτρονική φόρμα του εντύπου Ε6, την εκτυπώνει και ακολούθως, αφού τεθούν οι υπογραφές ιδιοχείρως του εργοδότη και του εργαζομένου, ο εργοδότης ολοκληρώνει την ηλεκτρονική υποβολή επισυνάπτοντας το αρχείο του ηλεκτρονικά σαρωμένου εντύπου με τις προαναφερθείσες υπογραφές. Σε περίπτωση μη υπογραφής του εντύπου Ε6, ο εργοδότης επισυνάπτει το αρχείο της ηλεκτρονικά σαρωμένης έκθεσης επίδοσης του δικαστικού επιμελητή.
Η υποβολή του Εντύπου πρέπει να γίνει εντός 8 ημερολογιακών ημερών.
Σε περίπτωση που πρόκειται για καταγγελία σύμβασης εργασίας αορίστου χρόνου με προειδοποίηση αρκεί η υποβολή του Εντύπου την ημέρα επίδοσης της προειδοποίησης. Δεν είναι απαραίτητη η εκ νέου υποβολή μετά το πέρας του χρονικού διαστήματος της προειδοποίησης. Άλλωστε, ως ημερομηνίας της καταγγελίας της σύμβασης εργασίας θεωρείται η ημέρα επίδοσης της προειδοποίησης.
Ε7: Βεβαίωση − Δήλωση εργοδότη για συμβάσεις ορισμένου χρόνου ή έργου
Το έντυπο Ε7 δύναται να υποβάλλεται με ομαδικό τρόπο καταχώρησης και εξατομικευμένο τρόπο υποβολής για κάθε έντυπο. Αυτό αφορά κυρίως περιπτώσεις εργοδοτών, που απασχολούν λόγω της δραστηριότητάς τους εποχικό προσωπικό, όπως επιχειρήσεις τουριστικές, επισιτιστικές, αλλά και αγροτικές. Ιδιαίτερα τις τελευταίες επιχειρήσεις αφορά τα τμήματα διαλογής, συσκευασίας, μεταποίησης. Τέλος, αφορά και τις Εταιρείες Προσωρινής Απασχόλησης.
Η υποβολή του Εντύπου πρέπει να γίνει εντός 8 ημερολογιακών ημερών και αφορά τη μόνο τη λήξη σύμβασης ορισμένου χρόνου ή έργου κι όχι καταγγελία σύμβασης αορίστου χρόνου ή οικειοθελή αποχώρηση
Ε8: Αναγγελία υπερωριακής απασχόλησης
Με το έντυπο Ε8 γνωστοποιείται, εντός του πρώτου δεκαπενθημέρου κάθε μήνα, το σύνολο των νομίμων υπερωριών, που πραγματοποιήθηκαν, ανά εργαζόμενο, κατά τον προηγούμενο μήνα και έχουν καταχωρηθεί στο Ειδικό Βιβλίο τροποποίησης ωραρίου εργασίας και υπερωριών.
Αν το Έντυπο δεν υποβληθεί εντός της προβλεπόμενης παραπάνω προθεσμίας, δεν μπορεί να γίνει αυτό ηλεκτρονικά και θα πρέπει η υποβολή να πραγματοποιηθεί με προσέλευση στην Επιθεώρηση Εργασίας. Στην περίπτωση αυτή βέβαια επιβάλλονται οι προβλεπόμενες από την εργατική νομοθεσία κυρώσεις.
Ε9: Σύμβαση Εργασίας Μερικής Απασχόλησης ή/και Εκ Περιτροπής Εργασίας
Κατά την ηλεκτρονική υποβολή του εντύπου Ε9 υποβάλλονται υποχρεωτικά σαρωμένα (αρχείο pdf) ως συνημμένα, τα έγγραφα ατομικής σύμβασης μερικής απασχόλησης ή εκ περιτροπής εργασίας καθώς και οι σχετικές συμφωνίες ή αποφάσεις που αφορούν την εκ περιτροπής εργασία, αφού έχουν τεθεί όλες οι απαραίτητες υπογραφές. Αν δεν γίνει η υποβολή εντός 8 ημερολογιακών ημερών, τότε η σύμβαση τεκμαίρεται ότι αφορά πλήρη απασχόληση
Η Υποβολή του Εντύπου αφορά τόσο ατομικές συμβάσεις μερικής ή εκ περιτροπής απασχόλησης, όσο και την υποβολή της απόφασης του εργοδότη για μονομερή επιβολή εκ περιτροπής εργασίας. Περισσότερες της μίας συμβάσεις υποβάλλονται αποθηκευμένες σε ένα αρχείο
Τροποποίηση όρων ατομικής σύμβασης μερικής απασχόλησης ή εκ περιτροπής εργασίας
Υποβάλλεται το έντυπο σε περίπτωση ανανέωσης, παράτασης ή τροποποίησης της σύμβασης μερικής απασχόλησης ή και παράτασης της μονομερούς επιβολής της εκ περιτροπής απασόλησης.
Ε10: Επιχειρησιακή Συλλογική Σύμβαση Εργασίας
Κατά την ηλεκτρονική υποβολή του εντύπου Ε10 υποβάλλεται υποχρεωτικά σαρωμένο ως συνημμένο, το σώμα της Επιχειρησιακής Συλλογικής Σύμβασης Εργασίας και τυχόν παραρτήματα ή/και πίνακες αυτής, αφού έχουν τεθεί όλες οι απαραίτητες υπογραφές των αντισυμβαλλομένων μερών.
Ε11: Γνωστοποίηση στοιχείων ετήσιας κανονικής άδειας
Με το έντυπο Ε11 γνωστοποιούνται, εντός του μηνός Ιανουαρίου (από 1/01 έως και 31/01 εκάστου έτους), στοιχεία των εργαζομένων που έλαβαν την ετήσια άδεια και το επίδομα αδείας κατά το προηγούμενο ημερολογιακό έτος και έχουν καταχωρισθεί στο ειδικό «Βιβλίο Αδειών».
Ευνόητο είναι ότι, ότι όπως σαφώς προκύπτει από το ανωτέρω νομικό πλαίσιο, στο «Βιβλίο Αδειών», που αποβλέπει στην αποτύπωση της πραγματικής εικόνας της επιχείρησης, θα πρέπει να καταχωρίζεται το σύνολο των εργαζομένων της επιχείρησης, δεδομένου ότι οι διατάξεις περί χορήγησης ετήσιας κανονικής άδειας είναι αναγκαστικού δικαίου και συνεπώς όλοι οι εργαζόμενοι δικαιούνται ετήσια κανονική άδεια.
Επομένως, με βάση τα στοιχεία που έχουν καταχωρισθεί στο ειδικό «Βιβλίο Αδειών», αναφορικά με τις δικαιούμενες και τις πραγματικά χορηγηθείσες ημέρες αδείας του συνόλου των εργαζομένων και σύμφωνα με τις αντίστοιχες πραγματικά καταβληθείσες αποδοχές χορηγηθείσας αδείας και επιδόματος αδείας, θα συμπληρώνεται αντίστοιχα και το έντυπο Ε11.
Πιο συγκεκριμένα,
- Σε περίπτωση κατά την οποία, χορηγήθηκε το σύνολο της νομίμως δικαιούμενης άδειας εντός του προβλεπόμενου χρονικού διαστήματος, υφίσταται υποχρέωση συμπλήρωσης των αντίστοιχων στηλών του Εντύπου Ε11.
- Σε περίπτωση, κατά την οποία, παρανόμως δεν χορηγήθηκε το σύνολο της νομίμως δικαιούμενης άδειας εντός του προβλεπόμενου χρονικού διαστήματος, συμπληρώνεται, μεταξύ των άλλων, ο αριθμός των ημερών αδείας που χορηγήθηκαν (εάν υφίστανται), καθώς και οι πραγματικά καταβληθείσες αποδοχές αδείας και επιδόματος αδείας.
- Σε περίπτωση, λύσης της σχέσης εργασίας μισθωτού (όπως ιδίως, καταγγελία σύμβασης ή οικειοθελή αποχώρηση) με οποιονδήποτε τρόπο πριν χορηγηθεί το σύνολο της αδείας, εκτός της συμπλήρωσης των σχετικών στηλών του εντύπου Ε11, θα πρέπει να αναγράφεται στη στήλη των παρατηρήσεων, ο λόγος της μη χορήγησης του συνόλου της δικαιούμενης άδειας.
- Τέλος, εάν ο λόγος μη χορήγησης του συνόλου ή μέρους της δικαιούμενης αδείας είναι η αντικειμενική αδυναμία χορήγησής της, εκ μέρους του εργοδότη, όπως ιδίως λόγω μακροχρόνιας ασθένειας, ειδικών αδειών που οφείλονται σε εγκυμοσύνη/μητρότητα, άδειας άνευ αποδοχών, στράτευσης κ.λ.π., του εργαζομένου, θα πρέπει, εκτός της συμπλήρωσης των σχετικών στηλών του εντύπου Ε11, να αναγράφεται στη στήλη των παρατηρήσεων η αιτία της μη χορήγησης του συνόλου της δικαιούμενης άδειας.
Από τη διαδικασία ηλεκτρονικής υποβολής του εντύπου Ε11 εξαιρούνται οι φορείς του «Μητρώου Δημοσίων Φορέων της Ελληνικής Διοίκησης» του Υπουργείου Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης, που ακολουθούν για τη χορήγηση αδειών στο με εξαρτημένη σχέση εργασίας ιδιωτικού δικαίου προσωπικό τους τις διατάξεις του Ν. 3528/2007 «Υπαλληλικός Κώδικας» (ΦΕΚ 26 Α΄) και του Ν. 3584/2007 «Κύρωση του Κώδικα Κατάστασης Δημοτικών και Κοινοτικών Υπαλλήλων» (ΦΕΚ 143 Α΄), όπως ισχύουν».
Γενικές πληροφορίες σχετικά με την ηλεκτρονική υποβολή Εντύπων
Τυχόν μεταβολές στοιχείων εργοδοτών, όπως αυτές ισχύουν και προσδιορίζονται κατά τις κείμενες διατάξεις, γνωστοποιούνται στο ΙΚΑ−ΕΤΑΜ εντός των προβλεπόμενων προθεσμιών.
Με την ολοκλήρωση της ηλεκτρονικής υποβολής του εντύπου στο σύστημα εκτυπώνεται αντίγραφο αυτού, στο οποίο αποδίδεται και αποτυπώνεται αριθμός πρωτοκόλλου και ημερομηνία υποβολής του και αποτελεί για τον εργοδότη αποδεικτικό υποβολής του, το οποίο χρησιμοποιείται νομίμως.
Ως ημερομηνία υποβολής των εντύπων θεωρείται η ημερομηνία επιτυχούς ηλεκτρονικής καταχώρησης αυτών στο σύστημα με αυτόματη απόδοση στον αποστολέα − εργοδότη μοναδικού αριθμού πρωτοκόλλου.
Διορθώσεις δεν μπορούν να γίνουν με νέα ηλεκτρονική υποβολή.
Μετά την παρέλευση διμήνου πραγματοποιείται αυτόματη διαγραφή από το ΠΣ των προσωρινών μη υποβληθέντων εντύπων.
Σε περίπτωση παρέλευσης των προβλεπόμενων προθεσμιών, ηλεκτρονική υποβολή δεν είναι δυνατή, αλλά ακολουθείται η διαδικασία της κατάθεσης με προσέλευση στην αρμόδια Υπηρεσία του ΣΕΠΕ ή/και του ΟΑΕΔ, με ανάλογη εφαρμογή των προβλεπόμενων κυρώσεων από την κείμενη νομοθεσία περί εκπρόθεσμης υποβολής των εντύπων.
Εξαιρούνται οι περιπτώσεις των εντύπων E3.1, E3.2, Ε3.3 και Ε3.4 για τα οποία είναι δυνατή η ηλεκτρονική υποβολή και μετά την παρέλευση των προβλεπόμενων προθεσμιών χωρίς επιβολή κυρώσεων. Ειδικότερα, σε περίπτωση παρέλευσης των προβλεπόμενων προθεσμιών του ενιαίου εντύπου Ε3 Ενιαίο Έντυπο Αναγγελίας Πρόσληψης (Ε3 Αναγγελία Πρόσληψης και Ε4 Συμπληρωματικός Πίνακας Προσωπικού Νέας Πρόσληψης), η διαδικασία της κατάθεσης πραγματοποιείται με προσέλευση στις αρμόδιες Υπηρεσίες του ΣΕΠΕ, όπου υποβάλλονται σε έντυπη μορφή τα αντίστοιχα στοιχεία του Ε4 και στις αρμόδιες Υπηρεσίες του ΟΑΕΔ, όπου υποβάλλονται σε έντυπη μορφή τα αντίστοιχα στοιχεία του Ε3.
Κατ' απόκλιση από τις διατάξεις της προηγούμενης παραγράφου όταν λόγω τεχνικών προβλημάτων ή ανωτέρας βίας διαπιστώνεται δυσλειτουργία του ΠΣ ΣΕΠΕ, ΟΑΕΔ − ΙΚΑ–ΕΤΑΜ, το ΣΕΠΕ και ο ΟΑΕΔ εκδίδουν οδηγίες προς τις περιφερειακές Υπηρεσίες τους, οι οποίες καθορίζουν, κατά περίπτωση, προθεσμίες υποβολής των εντύπων, με προσέλευση στην αρμόδια υπηρεσία, γνωστοποιώντας ταυτόχρονα, μέσω διαδικτύου, την ορισθείσα προθεσμία της ανωτέρω υποβολής.
ΕΞΑΙΡΕΣΕΙΣ
Η διαδικασία της ηλεκτρονικής υποβολής των εντύπων, εφαρμόζεται υποχρεωτικά πλην των περιπτώσεων:
i) των εργοδοτών που τους έχουν αποδοθεί από το ΙΚΑ− ΕΤΑΜ, περισσότερα από ένα ΑΜΕ (Αριθμός Μητρώου Εργοδότη),
ii) εργοδοτών που αντιμετωπίζουν αντικειμενική αδυναμία πρόσβασης στο ΠΣ ΣΕΠΕ − ΟΑΕΔ − ΙΚΑ−ΕΤΑΜ λόγω μη απογραφής τους στο ΙΚΑ ή απογραφής στο ΙΚΑ χωρίς ΑΦΜ.
iii) εργοδοτών που διαθέτουν ΑΜΟΕ (Αριθμός Μητρώου Οικοδομοτεχνικού Έργου).
Για τις περιπτώσεις αυτές συνεχίζεται η διαδικασία κατάθεσης των εντύπων ισχυουσών των προθεσμιών και της διαδικασίας που αφορούν τη χειρόγραφη υποβολή, με προσέλευση στην αρμόδια υπηρεσία του ΣΕΠΕ ή/και του ΟΑΕΔ, μέχρι τον ηλεκτρονικό συγχρονισμό του ΠΣ ΣΕΠΕ – ΟΑΕΔ − ΙΚΑ−ΕΤΑΜ. O προϊστάμενος της Διεύθυνσης Πληροφορικής του Υπουργείου Εργασίας, Κοινωνικής Ασφάλισης και Πρόνοιας υποχρεούται να γνωστοποιήσει στις υπηρεσίες ΣΕΠΕ και ΟΑΕΔ την περάτωση του ηλεκτρονικού συγχρονισμού του ΠΣ ΣΕΠΕ− ΟΑΕΔ − ΙΚΑ–ΕΤΑΜ.
Οι νέοι εργοδότες, οι οποίοι προβαίνουν σε πρόσληψη για πρώτη φορά, καθώς και όσοι εργοδότες δημιουργούν παραρτήματα με νέες προσλήψεις εργαζομένων, μπορούν να υποβάλουν ηλεκτρονικά το έντυπο Ε3 Ενιαίο Έντυπο Αναγγελίας Πρόσληψης, εντός τριών (3) εργασίμων ημερών από την απογραφή στην αρμόδια Υπηρεσία του ΙΚΑ−ΕΤΑΜ.Α.Κ.
Συντακτική Ομάδα Oenet